Doel van de functie
- Verrichten van de administratieve taken ten behoeve van de financiële en fiscale administratie.
- Verrichten van werkzaamheden ten behoeve van IT-management.
- Adviezen geven voor het te ontwikkelen beleid in zijn algemeenheid en specifiek op financieel en fiscaal vlak.
- Verrichten van diverse ondersteunende taken.
Positie van de functie in de organisatie
- De assistent administrateur is verantwoordelijk voor de uitvoering van financiële en fiscale administratieve werkzaamheden en werkzaamheden ten behoeve van IT-management.
- De assistent administrateur legt verantwoording af aan de administrateur.
Resultaatgebieden
- Overige financiële administratie.
- IT-management.
- Facilitaire diensten.
- Ondersteunende werkzaamheden.
Functie-inhoud
Bedrijfsadministratie
- Uitvoeren van de administratieve werkzaamheden zoals:
- Verzamelen, controleren, invoeren, registreren en coderen van administratieve- en financiële gegevens (zoals kas, bank, giro, debiteuren en crediteuren);
- Administreren, interpreteren, bewerken en samenstellen van diverse financiële gegevens;
- Assisteren bij het verwerken, analyseren, toetsen en rapporteren van de (sub)administraties.
- Controleren van kasbetalingen en ontvangsten.
- Assisteren bij het opstellen van (deel)begrotingen.
- Ondersteunen bij het toezien op naleving van administratieve procedures en processen.
- Uitvoeren van periodieke controles (bankcontrole, kascontrole en overige periodieke controles op volledigheid en juistheid).
- Signaleren van budgetoverschrijdingen.
- Assisteren bij het inrichten, coördineren en beheren van de financiële administratie (grootboek en subadministraties).
- Verwerken van de grootboekadministratie.
- Controleren van aansluitingen met de diverse subadministraties en geautomatiseerde systemen en het afstemmen en oplossen van onduidelijkheden met de administrateur.
- Assisteren bij het opstellen van en bewaken van het liquiditeits- en investeringsplan.
- Verwerken van de dagboekadministratie en het volgen van het in- en uitgaande betalingsverkeer.
- Opstellen van overzichten en voorbereiden van maand en kwartaalrapportages.
- Opstellen van de BTW-aangiften en vaststellen op volledigheid.
- Assisteren bij het uitvoeren van administratief controlespoor met betrekking tot de douaneactiviteiten.
- Signaleren van knel- en verbeterpunten inzake het financieel beheer van de organisatie en afstemmen met de administrateur.
- Debiteurenadministratie
- Vastleggen vorderingen.
- Controleren uitgaande facturen, debiteuren, vorderingen en betalingen.
- Aanmaken controlelijsten.
- Bewaken van de afgesproken betalingstermijnen.
- Verzorgen betalingsherinneringen.
- Vaststellen van kredietlimieten.
- Opstellen lijst dubieuze debiteuren.
- Crediteurenadministratie
- Registreren ingekomen facturen.
- Controleren en coderen facturen.
- Invoeren van de factuurgegevens.
- Aanmaken betaalopdrachten.
- Afhandelen aanmaningen.
- Aanmaken betaallijsten.
- Verwerken facturen in administratie.
- Controleren aansluitingen.
- Personeelsadministratie
- Assisteren bij het verzorgen van de salarisadministratie.
- Uitvoeren van secretariële en administratieve werkzaamheden.
- Overige financiële administraties
- Het controleren en registreren van de Kas.
- Het uitschrijven en bewaken van verzekeringspolissen.
- Assisteren bij het verzorgen van claims.
- Beoordelen van debiteuren en crediteuren achterstanden.
- Verzorgen van betalingsherinneringen.
- Assisteren bij het onderhouden van contacten met het incassobureau en de gerechtsdeurwaarders.
- Signaleren van juridische problemen van uiteenlopende aangelegenheden die een bedreiging vormen voor de organisatie.
- IT-management
- Assisteren bij het beheren van hardware en software en bijbehorende licenties.
- Assisteren bij het beheren van leverancierscontracten van IT-diensten, producten en apparatuur, waaronder outsourcingscontract.
- Assisteren bij het beheren en bewaken van IT-gebruik en IT-beveiliging en de informatieverstrekking hierover.
- Assisteren bij het onderhouden van contacten met en aanspreekpunt zijn voor de systeembeheerder(s) van leverancier(s).
- Ondersteunen bij vragen omtrent hardware en software.
- Ondersteunen bij contractafspraken.
- Signaleren en bespreken van hardware en software problemen en melden bij leveranciers.
- Facilitaire diensten
- Bewaken voorraden voor kantoor en logistiek.
- Signaleren tekorten en informatie verstrekken hierover.
- Ondersteunende werkzaamheden
- Ondersteunen van de werkzaamheden van de administrateur en algemeen directeur.
Functie-eisen
- MBO/HBO werk- en denkniveau.
- Kennis van en ervaring met financiële bedrijfsadministratie en fiscale administratie en de bijbehorende werkprocessen.
- Kennis van i-muis.
- Kennis van Microsoft Excel.
- Goede communicatieve vaardigheden.
- Goede contactuele eigenschappen.
- Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal.
Bedrijfscompetenties
Functiespecifieke competenties
- Organiseren van eigen werk.
- Analytisch vermogen.
- Flexibel gedrag.
- Mondelinge communicatie.